Rufumleitung einrichten: Schritt-für-Schritt Anleitung

Sie haben ReziCall eingerichtet, Ihren KI-Assistenten konfiguriert und Ihre Leistungen hinterlegt. Jetzt fehlt nur noch ein letzter Schritt, damit Ihr neuer KI-Telefonassistent auch tatsächlich Anrufe entgegennehmen kann: die Rufumleitung bei Ihrem Telefonanbieter einrichten. Und das ist einfacher, als Sie vielleicht denken.

In dieser Anleitung zeigen wir Ihnen Schritt für Schritt, wie Sie die Rufumleitung für die gängigsten Anbieter einrichten, welche Art der Umleitung wir empfehlen und wie Sie anschließend testen, ob alles funktioniert.

Was ist eine Rufumleitung?

Eine Rufumleitung (auch Anrufweiterleitung genannt) leitet eingehende Anrufe automatisch an eine andere Telefonnummer weiter. In Ihrem Fall bedeutet das: Anrufe, die Sie nicht selbst annehmen können, werden an Ihre persönliche ReziCall-Nummer weitergeleitet, wo der KI-Assistent den Anruf entgegennimmt.

Es gibt drei Arten der Rufumleitung:

• Bei Besetzt: Der Anruf wird weitergeleitet, wenn Ihre Leitung belegt ist. Ideal, wenn Sie gerade mit einem anderen Patienten telefonieren.
• Bei Nichtmelden: Der Anruf wird nach einer bestimmten Anzahl Sekunden weitergeleitet, wenn niemand abnimmt. Die Standardeinstellung sind 20 Sekunden.
• Sofort (unbedingt): Alle Anrufe werden sofort weitergeleitet, ohne dass Ihr Telefon klingelt. Sinnvoll außerhalb der Sprechzeiten.

Anleitung für die gängigsten Anbieter

Die folgenden Codes geben Sie direkt auf Ihrem Telefon ein und drücken anschließend die Anruftaste (grüner Hörer). Sie erhalten eine kurze Bestätigung, dass die Umleitung aktiviert wurde. Ersetzen Sie [Nummer] durch Ihre ReziCall-Telefonnummer aus dem Dashboard.

So testen Sie die Rufumleitung

Nachdem Sie die Rufumleitung eingerichtet haben, sollten Sie einen kurzen Test durchführen. Verwenden Sie dafür am besten ein zweites Telefon (z. B. Ihr Mobiltelefon) und rufen Sie Ihre Praxisnummer an.

1. Rufen Sie Ihre Praxisnummer an
   Nutzen Sie ein anderes Telefon und wählen Sie Ihre reguläre Praxisnummer.
2. Nehmen Sie nicht ab und lassen Sie klingeln
   Warten Sie, bis die eingestellte Zeit abgelaufen ist (in der Regel 20 Sekunden).
3. ReziCall sollte den Anruf entgegennehmen
   Nach 20 Sekunden hören Sie die Begrüßung Ihres KI-Assistenten. Dieser stellt sich vor und fragt nach dem Anliegen des Anrufers.
4. Buchen Sie einen Test-Termin und prüfen Sie das Dashboard
   Bitten Sie den Assistenten um einen Termin. Nach dem Gespräch sollte der Termin in Ihrem ReziCall-Dashboard unter Anrufe erscheinen.

Häufige Probleme und Lösungen

Die Rufumleitung greift nicht

Prüfen Sie zunächst, ob die Rufumleitung korrekt aktiviert wurde. Geben Sie den GSM-Code erneut ein und achten Sie auf die Bestätigungsmeldung. Bei einigen Anbietern kann es bis zu 5 Minuten dauern, bis die Einstellung aktiv ist. Prüfen Sie außerdem, ob bei Ihrem Anbieter bereits eine andere Rufumleitung aktiv ist, die Vorrang hat.

Der falsche Code funktioniert nicht

Die GSM-Codes **67* und **61* sind universelle Standards und funktionieren bei allen deutschen Mobilfunkanbietern. Achten Sie darauf, dass Sie die Nummer im internationalen Format eingeben (z. B. +4915888658851 statt 015888658851). Bei Festnetzanschlüssen funktionieren die GSM-Codes nicht — nutzen Sie stattdessen die Router-Einstellungen.

Rufumleitung auf einem Firmen- oder Praxisanschluss

Bei Telefonanlagen (z. B. Starface, 3CX, Auerswald) oder Cloud-Telefonie-Anbietern (z. B. sipgate, Placetel) muss die Rufumleitung in der Regel über die Administrationsoberfläche der Anlage eingerichtet werden. Binden Sie in diesem Fall Ihre IT-Abteilung oder Ihren Telefonanlagen-Betreuer ein. Die ReziCall-Nummer, die als Weiterleitungsziel eingetragen wird, bleibt dieselbe.

ReziCall nimmt ab, aber der Assistent reagiert nicht

Stellen Sie sicher, dass Ihr KI-Assistent im ReziCall-Dashboard vollständig konfiguriert ist. Prüfen Sie insbesondere, ob Praxisname, Fachrichtung und mindestens eine Leistung hinterlegt sind. Ohne diese Grunddaten kann der Assistent kein sinnvolles Gespräch führen.